Правила оформления приказов по личному составу а архив

Главная - Патенты - Правила оформления приказов по личному составу а архив

Правила оформления приказов по личному составу а архив

Приказ по личному составу


6877 Все приказы по личному составу относятся к кадровому делопроизводству. Эти распорядительные документы позволяют руководству организации оперативно и своевременно управлять подчиненными. ФАЙЛЫ Данные приказы могут касаться любых действий и обстоятельств, связанных с сотрудниками предприятия.

Составляются они по самым разным поводам:

  1. при награждениях и поощрениях;
  2. при переводе на другую должность и т.д.
  3. при приеме на работу и увольнении сотрудников;
  4. при наложении дисциплинарных взысканий;

Каждый приказ по личному составу имеет строго определенный период действия, который начинается либо с даты официального выпуска документа, либо с того дня, который указан в его тексте.

Окончание приказа может быть связано с одним из нескольких основных факторов: его исполнением, истечением срока действия, отменой, а также вступлением в силу локальных нормативных актов, разделов трудовых или коллективных договоров, норм закона, которые существенно изменяют условия того или иного распоряжения директора фирмы. Обычно функция по составлению кадровых приказов ложится на плечи специалиста кадрового отдела, юрисконсульта или секретаря организации (в зависимости от того в чьи должностные обязанности она вписана).

В любом случае, это должен быть человек, хорошо знакомый с Трудовым и Гражданским законодательством РФ.

После составления приказ по личному составу должен быть в обязательном порядке передан по подпись руководителю предприятия, поскольку он формируется всегда от его лица.

Если на предприятии действует профсоюзная ячейка, ее представитель должен также ознакомиться с документом до его выпуска (во избежание вольного или невольного нарушения прав трудящихся). Обоснование и основание для приказа – необходимая часть написания данного вида распорядительной документации.

Без оных, приказ не может быть признан документом, имеющим юридическую силу.

Отличный секретарь

Эта статья больше теоретическая, чем практическая, но от этого не менее важная для секретарей.

К основанию относятся любые документы (личные заявления сотрудников, служебные и докладные записки руководителей структурных подразделений и т.д.), пункты из трудовых и коллективных договоров, а также нормы законодательства РФ.
Особенно, секретарей и кадровиков в одном лице. Среди всех приказов организации нужно различать приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Если не научиться этого делать, то можно навлечь на свою организацию неприятности с контролирующими отношения с работниками органами. Так что разбираемся. О приказах в целом мы уже говорили.

Вспомним еще раз: приказ – это распорядительный документ, издаваемый руководителем организации единолично с целью донести до работников свое управленческое решение. Приказы делятся на три категории: , по административно-хозяйственной деятельности и по личному составу. Вот про последние-то мы и поговорим.

Определимся, что такое «личный состав».

Согласно федеральному закону от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 3), документы по личному составу это

«архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем»

. Таким образом, приказы по личному составу всегда относятся к трудовым отношениям работника и работодателя.

Касаться они могут чего угодно: отпусков и оплаты, рабочего времени и фамилии, под которой работник записан в учетные документы.

Неважно, главное – это всегда документы по труду.

Только часть приказов по личному составу составляется . Это приказы о приеме, об увольнении, переводе, отпуске и т.д. Многие виды приказов по личному составу унифицированных форм не имеют и составляются «в свободной форме», то есть так же, как и обычные приказы по основной деятельности в организации.

Пусть это не вводит вас в заблуждение: если приказ относится в трудовым отношениям с работником (работниками), это – личный состав. Первое и главное: приказы по личному составу ВСЕГДА хранятся отдельно от всех остальных. Даже если кадровых приказов 1000, а по ОД – 10, и наоборот, и искушение вести их все в одном журнале и подшивать в одну папку очень велико, делать так нельзя.

Еще раз: кадровые приказы всегда и хранятся отдельно! Второе: срок хранения приказов по личному составу отличается от срока приказов по ОД.

Документы по личному составу: виды, состав, хранение

.

В ходе деятельности любого предприятия появляется большое количество деловых бумаг.

Среди этой массы в отдельный комплекс выделяются документы по личному составу. В нашей статье мы хотим рассказать о том, какие виды их существуют, как они хранятся.Правильно организованный документооборот на предприятии – залог успеха его деятельности. Поэтому деловым бумагам всегда нужно уделять должное внимание, а значит, и правильно их оформлять и хранить.Стоит напомнить о том, что трудовые взаимоотношения между работодателем и работниками всегда регулируются Трудовым кодексом РФ.

Именно на основании его статей на предприятии должен быть правильно организован порядок увольнения, приема и перевода сотрудников.

Все те бумаги, в которых обозначены этапы трудовой деятельности работников, это и есть документы по личному составу (персоналу, кадрам).

Задача этих бумаг в том, чтобы правильно оформить и закрепить между сотрудниками и работодателем трудовые отношения. Стоит отметить, что кадровая документация – одна из наиболее важных сторон деятельности кадровой службы на любом предприятии.

Правильность и своевременность ведения бумаг должна находится под контролем руководителя.Большая часть документации является обязательной для ведения и предусмотрена Трудовым кодексом РФ, инструкцией о ведении трудовых книжек, Пенсионным законодательством и другими нормативными актами.Документы по личному составу можно разделить на следующие виды:

  • Документы, связанные с прекращением трудовых взаимоотношений.
  • Документы, подтверждающие продвижение работников по службе.
  • Бумаги, которые связаны с комплектованием персонала предприятия.
  • Бумаги, подтверждающие выполнение трудовой дисциплины.

Как мы видим, к документам по личному составу относятся многие бумаги, которые регулируют взаимоотношения между работодателями и работниками.

Инструкция: оформляем приказы по личному составу

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

  1. Сервисы:

Приказы по личному составу — это распорядительные документы, в которых отражены трудовые взаимоотношения сотрудника и работодателя.

Расскажем, какие документы относятся к этой группе и как с ними работать.

15 апреля 2022 Автор: Иванова Наталья В ТК РФ отсутствует термин или определение, которое бы объяснило, приказы по личному составу — это какие приказы?

Распорядительные документы в организации разделяются на группы:

  1. по основной деятельности;
  2. по административно-хозяйственному направлению работы.
  3. по личному составу (ЛС);

Разграничение нужно в процессе формирования дел для архива в случае ликвидации предприятия и передачи документов на хранение в архивы. Распоряжения по личному составу — это группа распорядительной документации организации, относящаяся к кадровому документообороту. Они дают возможность оперативного управления рабочими ресурсами организации.

Документы делятся на две большие группы. Первая включает распорядительную документацию, которая отражает существенные стороны трудовых отношений работника и работодателя. Они хранятся 75 лет. Сюда включены документы по процедурам кадрового характера:

  1. перевод на другую должность или изменение трудового соглашения;
  2. увольнение сотрудника и прекращение действия трудового соглашения;
  3. поощрение, премирование, награждение и т. д.
  4. изменение фамилии;
  5. прием на должность и заключение трудового соглашения;
  6. определение суммы зарплаты или изменение размера как часть существенных условий трудового соглашения;

Вторая группа включает распорядительную документацию, которая в оперативном порядке регулирует исполнение сотрудником обязанностей по должности.

Они хранятся 5 лет. Сюда включены документы по кадровым процедурам:

  1. применение взыскания дисциплинарного характера;
  2. предоставление отпуска;

3.2. Оформление приказов по личному составу

 Современные требования к кадровой службе (отделу)Пономарева Наталья Г. С 1 июля 2003 г. введен в действие новый Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст.Информация, которую содержит ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации, Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов», входит в компетенцию юристов, секретарей руководителей и других специалистов, работающих с распорядительной документацией. На первый взгляд кажется, что это не имеет отношения к работе кадровой службы предприятия. Но последствия неправильного или неточного оформления кадровой документации носят правовой характер.

Поэтому все требования, предъявляемые к оформлению документов организации, в полной мере относятся и к кадровому делопроизводству.Приказ является наиболее распространенным видом распорядительных документов.Приказ – правовой акт, издаваемый в организации, действующий на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данной организацией.По содержанию и способам оформления приказы делятся на приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.Приказами по личному составу документально оформляются:1) прием на работу;2) перевод на другую работу;3) предоставление отпуска;4) увольнение;5) присвоение разрядов, классности;6) установление размеров оплаты труда;7) изменение условий труда;8) командирование сотрудников;9) наложение дисциплинарных взысканий и др.По структуре приказы могут быть простыми и сложными.Простым (индивидуальным) называется приказ, если он касается одного лица. В заголовках к текстам таких приказов пишется: «О приеме на работу», «О поощрении» и так далее, хотя в настоящее время постановлением о формах предусмотрены формы о приеме на работу, о поощрении, о прекращении трудовых отношений нескольких работников.

Журнал регистрации приказов по личному составу: особенности заполнения

» » Постановление Росархива от 6 сентября 2000 года устанавливает порядок учета приказов в организациях. Согласно ст. 358 кадровые приказы учитываются отдельно от остальной документации, для чего на каждом предприятии ведется журнал регистрации приказов по личному составу. Учет персонала отделен от бухгалтерского и управленческого: вопросы, касающиеся внешнего и внутреннего движения кадров, вынесены за рамки основной деятельности фирмы, поэтому приказы по личному составу не могут регистрироваться вместе с производственными документами.

Порядок ведения кадрового делопроизводства определяется внутренними локальными актами организации. Специального бланка журнала регистрации приказов по личному составу не предусмотрено. Каждая организация может разработать удобную для себя форму данного документа.

Как правило, она включает стандартные для учетной книги по кадрам графы:

  • Примечания.
  • Вид приказа.
  • Подпись работника об ознакомлении.
  • Порядковый номер приказа.
  • ФИО работника.
  • Подпись кадровика.
  • Дата документа.
  • Номер, присвоенный приказу.
  • Основание для распоряжения.
  • Должность и ФИО ответственного работника службы персонала, обработавшего документ.

Целесообразно не «сваливать» все приказы по персоналу в один журнал, а разделить их по группам, присвоив каждой из них свой индекс и создав на каждую свою регистрационную форму, например, отдельная тетрадь по командировкам, по аттестациям и т.д. В кадровом делопроизводстве рекомендуется для регистрации документов применять индексирование: номер приказа по движению личного состава начинается с индекса ЛС, по отпускам – О, учет больничных маркируется индексом Б, по командировкам – КМ. Соответствующим образом обозначается каждый журнал регистрации.

Книга, в которой ведется регистрация, должна иметь твердую обложку. На обложке располагается наименование документа, оформленное типографским способом с указанием индекса.

Приказы по личному составу – их формирование и хранение

Помещено в тему:

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело, при этом имеют свою собственную нумерацию (отличную от приказов по основной деятельности). Внутри дела документы систематизируются по хронологии их создания.

Некоторые виды приказов по личному составу принято издавать по унифицированной форме.

В этом случае необходимо просто заполнить соответствующие графы. Остальные составляются в свободной форме, в то же время необходимо придерживаться определенных требований. В случае составления приказа по неунифицированной форме применяют те же рекомендации, что и для составления .

Приказы по личному составу следует группировать в дела на основании сроков их хранения, при этом не допускается помещать вместе (в одно дело) документы долговременного хранения (т.е. > 10 лет) и временных сроков < 10>

например, приказы о приеме, увольнении и др.

со сроком хранения 75 лет должны быть помещены отдельно от приказов об ежегодных отпусках, командировках, которые хранятся 5> При этом приказы с одинаковым сроком хранения допускается для облегчения их поиска в дальнейшем (особенно при большом документообороте) дополнительно подразделять на отдельные дела.

Например, приказы об ежегодных отпусках могут составлять самостоятельное дело, о командировках – другое, хотя все они имеют пятилетний срок хранения.

Хочу еще раз напомнить, что каждое самостоятельное дело должно быть внесено в . При наличии приложения к приказу они формируются вместе – сначала приказ, затем приложение. В то же время основания к приказам по личному составу помещаются отдельно от них. В качестве основания к приказам могут выступать: личные заявления работников, и , представления, акты, других организаций, копии личных документов и др.

Бесплатная юридическая консультация онлайн

Привлечение адвокатов к правовым спорам обусловлено необходимостью полноценной защиты личных интересов граждан.

Как показывает практика, граждане избегают юридической помощи с целью финансовой экономии, но на практике это связано с большими затратами. Даже граждане, имеющие образование юриста, не всегда успевают за актуальными изменениями законодательства, поэтому целесообразно будет воспользоваться консультацией квалифицированного специалиста. Удобство заключается в том, что проводиться консультация юриста бесплатно и онлайн.

Где и как получить бесплатную юридическую консультацию? предоставляется на всей территории Российской Федерации.

Воспользоваться поддержкой могут граждане, резиденты государства, а также нерезиденты страны, которые временно проживают в РФ.

Более того, консультировать заинтересованных лиц юристы могут и за пределами России, но только в рамках отечественного законодательства. Предоставляется юридическая консультация бесплатно онлайн круглосуточно, независимо от выходных и праздничных дней. Оперативность ответа специалистов на сайте составляет до 15 минут.

Регистрироваться на интернет-портале не нужно и можно направить личное обращение анонимно. Внимание! Юрист онлайн дает ответы на вопросы и продолжает поддерживать клиента при наличии дальнейших трудностей. Консультации юристов можно получить следующими способами:

  1. составить форму обращения в службе обратной связи;
  2. воспользоваться службой онлайн-чата;
  3. выполнить звонок на горячую линию.

Консультация юриста онлайн также может быть осуществлена путем общения по электронной почте.

Преимущества услуг нашей юридической компании обусловлены профессиональным отношением специалистов к работе, получением регулярных курсов повышения квалификации, а также участием в официальных форумах. Это гарантирует, что физические и юридические лица смогут получать советы, соответствующие актуальным нормам закона.

Справки предоставляются

Приказы по личному составу — это какие приказы (виды)?

> > 28 января 2022 Приказы по личному составу — это какие приказы? Вы узнаете об этом из нашего материала, а также в дополнение к ответу на вопрос «Приказы по личному составу — какие это приказы?» познакомитесь с видами данной категории документов, их нумерацией и порядком регистрации. Видов приказов по личному составу существует множество.

Перечислим их укрупненные группы:

  1. Организационные: о приеме, увольнении, перемещении работников и др.
  2. Технического характера: отменяющие — при необходимости отменить ранее изданный приказ или его отдельные пункты, изменяющие — вносящие поправки и корректировки в существующие приказы.
  3. Зарплатные: об установлении окладов, надбавок и доплат.
  4. Дисциплинарные: о наказании или поощрении.
  5. Стимулирующие: о премиях и иных вознаграждениях.
  6. Регламентные: о направлении в командировку, разнообразных отпусках.

Все указанные группы приказов объединяет общий признак — понятие «личный состав».

Это вся совокупность работников компании. В результате издания любого приказа по личному составу кто-либо из членов трудового коллектива или все работники компании ощущают на себе тот или иной результат.

Приказы по личному составу призваны решать целый комплекс задач:

  1. регулирование трудовых взаимоотношений «работник — работодатель»;
  2. укрепление трудовой дисциплины в коллективе;
  3. оперативное влияние на решение вопросов текущей хозяйственной деятельности посредством оптимальной расстановки личного состава;
  4. иные задачи.
  5. формирование оптимальной структуры и численности личного состава;
  6. решение вопросов соблюдения гарантий в отношении членов трудового коллектива;

Форму приказа можно разработать самостоятельно, предусмотрев в ней все необходимые реквизиты:

  1. содержание;
  2. номер приказа;
  3. основание
  4. дату;
  5. наименование компании;

Приказы по личному составу: срок хранения

Скачайте документы по теме: Скачать в .doc Скачать в .doc Приказы различаются по следующей тематике: Это те распоряжения, которые регулируют непосредственно деятельность компании.

Срок хранения приказов по основной деятельности постоянный, то есть эти приказы организация должна хранить в течение всего срока своего существования.

Это те распоряжения, которые так или иначе связаны с оформлением трудовых отношений.

К этой категории относятся следующие приказы:

  1. о переводе на другую работу (в данную категорию попадают приказы как о временном, так и о постоянном переводе);
  2. о привлечении к или праздничные дни;
  3. о наложении дисциплинарного взыскания;
  4. другие виды приказов, которые издаются в отношении работников.
  5. ;
  6. ;
  7. о предоставлении отпуска (основного, дополнительного, без сохранения заработной платы, учебного);

О том, сколько хранятся приказы по личному составу, мы подробно расскажем ниже. Читайте в нашей — Приказ по личному составу: от создания до архива. Срок хранения таких приказов – 5 лет Хранение приказов по личному составу, а также других видов приказов установлен Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, который утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» Для того, чтобы обеспечить надлежащее хранение документов, в том числе приказов, надо выполнять нижеприведенные требования.

Важно! Правила хранения документов, приказов по личному составу определены Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Читайте в нашей как оформить кадровые приказы в сложных ситуациях. Отметим, что руководитель организации самостоятельно решает, как и где будет хранить документы компании (ст.
13, 17 Закона от 22 октября 2004 г.

№ 125-ФЗ).

Сдача в архив приказов по личному составу

— — В текущем делопроизводстве обложка дела с приказами по личному составу оформляется аналогично приведенному образцу (см.

по ссылке, чтобы в этой статье не повторяться). Здесь уместно будет просто указать некоторые примеры заголовков: «Приказы директора ООО «Колбасник» по личному составу (прием, перемещение, увольнение)» или «Приказы № 1-42 руководителя о премировании сотрудников». Хранение приказов по личному составу Для определения сроков хранения приказов пользуются действующим Типовым перечнем документов.

На сегодняшний день последний типовой перечень составлен в 2010 году (см.

по ссылке, при необходимости его можно скачать).

Обращаем внимание на статью 19 б и примечание 2 к ней указанного выше типового перечня – для определения хранения различных категорий приказов по личному составу;на статью 665 – основания к приказам, не вошедшие в личное дело, хранят 5 лет.

Правил): — приказы (распоряжения) по личному составу; — списки личного состава; — карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи); — личные дела (при отсутствии отдельной описи); — лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате); — невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи); — акты о несчастных случаях.

Приказы по личному составу формируются так, чтобы каждое дело ограничивалось приказами, изданными в рамках одного календарного года.

Внутри года приказы должны располагаться в хронологическом порядке. Иногда из-за нарушения порядка регистрации внутренних документов может произойти сбой в нумерации приказов, например: приказ от 7 августа имеет номер 93-к, а приказ от 15 сентября — номер 84. В таком случае располагайте приказы по датам.

Оформление дел Для всех дел по личному составу долговременного срока хранения оформление дел в обязательном порядке предусматривает: оформление обложки дел по установленной форме; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя, подтверждающего количество листов в деле;

Подготовка документов по личному составу к архивному хранению

Ряд статей Конституции Российской Федерации гарантирует право граждан на получение сведений и информации, затрагивающих их социально-правовые интересы. Такие сведения содержатся и в документах по личному составу, образующихся в деятельности организаций.

Часть этих документов в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее — Перечень), утвержденным Росархивом от 6 октября 2000 г.

имеет долговременный (свыше 10 лет) срок хранения. Перечень является основным нормативным документом для определения сроков хранения управленческой документации, в состав которой входят документы по личному составу, и отбора их на дальнейшее хранение и уничтожение. Действие статей Перечня для данной категории документов распространяется на организации всех форм собственности.

К документам по личному составу, имеющим долговременный срок хранения, относятся: распорядительные документы (приказы, распоряжения, записки, заменяющие приказы по личному составу, постановления и др.); списки личного состава, в том числе списки работников, занятых на производстве с вредными условиями труда; карточки по учету личного состава, в том числе временных работников (форма Т-2); личные дела; лицевые счета работников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате); акты о несчастных случаях, связанных с производством; тарификационные ведомости; табели и наряды работников вредных профессий; трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел; протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет; протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий; документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении работников организации к награждению

И снова о приказах

Судя по количеству поступающих вопросов, тема приказов в организации является поистине неисчерпаемой.

В этой статье рассмотрим три вида приказов: по основной, административно-хозяйственной деятельности и по личному составу.

Определим различия между ними и разберем случаи, когда несколько неверно сформулированных фраз могут превратить один вид приказа в другой. Наш словарик Приказ – правовой акт, принимаемый руководителем организации, действующим единолично, в целях регулирования деятельности организации. Пожалуй, из всех возможных распорядительных документов организации приказ используется чаще всего.

Большинство решений руководителя оформляется именно им. Приказы делятся на три вида только в одном нормативном документе по делопроизводству – в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред.

от 16.02.2016, далее – Перечень 2010). Перечислим виды приказов со сроками хранения (Таблица): Таблица Виды приказов со сроками хранения по Перечню 2010 Вид приказа Срок хранения Примечание По основной (профильной) деятельности Постоянно Для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, срок хранения документов «Постоянно» не может быть менее 10 лет.

На это указывает сноска к графе 3 Перечня 2010 По личному составу 75 лет, если приказ создан до 2003 года; 50 лет, если приказ создан после 1 января 2003 года 5 лет для приказов: – о дисциплинарных взысканиях; – ежегодных оплачиваемых отпусках; – об отпусках в связи с обучением; – о дежурствах; – краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках По административно-хозяйственным вопросам Пренебрегать установленными Перечнем 2010 сроками хранения документов не рекомендуется.